Télétravail : les meilleurs outils collaboratifs dédiés à la productivité

Slack, Microsoft Teams, Meet, nous vivons dans une ère où les nouvelles technologies sont de plus en plus présentes et nous permettent d’améliorer notre quotidien. Ces nouveaux outils nous ont appris à revoir nos habitudes de travail, notre façon de communiquer avec nos équipes et contribuent à notre productivité.

Désormais, plus besoin d’appeler ou de se rendre à un étage spécifique pour demander un dossier, un simple message rapide sur Hangout ou sur un serveur collaboratif suffit à avoir une réponse.

En cette période de pandémie où le télétravail est devenu omniprésent, nous avons sélectionné pour vous les outils collaboratifs à maîtriser pour continuer d’accroître sa productivité lorsque l’on est en full remote (à distance).

Les meilleurs outils collaboratifs pour communiquer

Slack

Disponible au format desktop et mobile, Slack est sans conteste, l’un des outils les plus utilisés en entreprise pour communiquer efficacement et rapidement avec ses collaborateurs. 

L’outil fonctionne sous forme de canaux qui permettent de hiérarchiser les projets et/ou sujets et de partager des fichiers. Les membres du Slack peuvent également échanger par messagerie privée, s’appeler et organiser des visioconférences. L’ajout de bots permet d’automatiser des tâches comme des rappels de rendez-vous, deadline ou tout simplement pour souhaiter un bon anniversaire sur le canal général ! 

Slack peut également intégrer des outils externes comme ceux de Google, Trello et plus encore pour faciliter le travail collaboratif. L’application est disponible sur Windows, Mac, Android et IOS et est accessible également par le navigateur web.

Une version gratuite est disponible mais elle est limitée dans ses fonctionnalités. Le freemium reste une bonne occasion de pouvoir la tester.

Microsoft Teams

Microsoft Teams est une solution multifonction qui vous permet d’échanger de manière instantanée avec la messagerie interne, de stocker des fichiers, d’organiser des visioconférences et de travailler ensemble sur la suite Office. 

Tout comme Slack, des salons de discussion peuvent être créés en fonction des équipes. L’un des gros avantages de cette plateforme est la possibilité d’inviter des participants externes à rejoindre votre réunion. Une fonctionnalité très appréciée pour les réunions avec des clients, partenaires ou fournisseurs.

Tout comme Slack, une version gratuite est disponible mais limitée au niveau de ses fonctionnalités.

WhatsApp

Rachetée par Facebook, l’application Whatsapp est très appréciée des utilisateurs de smartphones. Gratuite, elle permet de 

• créer des groupes ;
• passer des appels ;
• organiser des visio à plusieurs (à condition d’avoir une bonne connexion internet). 

Attention tout de même à bien prendre soin de séparer vos conversations pro et perso. Il serait bête d’envoyer une mauvaise photo à ses collègues.

Les outils Google Meet et Hangout

Hangout est le service de messagerie instantanée propre à Google qui permet d’envoyer des messages instantanés à ses contacts, de créer des groupes de discussion ou encore, d’organiser des visio. Pour en profiter, il faut avoir un compte Gmail. 

Google Meet quant à lui vous permet de réaliser vos visioconférences avec des personnes internes ou externes en partageant l’URL de votre room. Il faut être néanmoins connecté à Meet pour créer une “room”, mais un utilisateur externe peut se connecter grâce au lien de partage.

Discord

Vous pouvez créer des salons vocaux pour échanger de vive voix avec vos collègues tout en ayant la possibilité de partager votre écran. Des rôles peuvent être donnés aux membres. 

Les personnes du pôle média de votre équipe peuvent avoir le rôle “média” et être mentionnées lorsque vous utilisez la fonction @media.

L’ajout de bots et d’applications externes sont autorisés pour automatiser certaines tâches (annoncer un nouveau post sur les réseaux sociaux par exemple) et collaborer plus facilement. 

D’autres serveurs externes à votre entreprise peuvent être créés vous offrant la possibilité de réunir sur un seul outil un serveur commun avec votre équipe et ceux avec vos clients, partenaires et fournisseurs. Les membres de l’équipe concernés par tels ou tels projets peuvent être ajoutés aux autres serveurs. 

Discord est disponible gratuitement et est disponible via navigateur, IOS et Android. La version payante Nitro vous permet d’aller plus loin dans son utilisation.

Les meilleurs outils collaboratifs pour les projets

Google Drive

Google Drive n’est plus à présenter, il fait intégralement partie de l’écosystème Google et propose à ses utilisateurs de pouvoir stocker et créer des dossiers et de les partager avec une organisation. Les membres de l’équipe peuvent collaborer sur des outils équivalents à la suite Office. 

Google Drive nous permet de profiter des outils suivants :

• Google Docs équivalent à Word
• Google Sheets équivalent à Excel
• Google Slides équivalent à Powerpoint

Les membres de l’équipe peuvent interagir en temps réel et à plusieurs sur ses différents vos outils, évitant ainsi les envois de fichiers. Un gain de productivité lorsque l’on travaille à plusieurs sur une présentation par exemple. 

L’outil peut être utilisé gratuitement par quiconque dispose d’un compte Gmail. Néanmoins sa capacité de stockage est limitée à 15 GO.

Microsoft OneDrive

Microsoft OneDrive est l’équivalent de Google Drive pour ceux qui utilisent Outlook. Le cloud offre la possibilité aux collaborateurs de créer des dossiers, partager des fichiers et de profiter de la suite Office, Word, Excel, PowerPoint, à tout moment.

Trello

Trello est utilisé par de nombreuses organisations dans le cadre de gestion de projets. L’outil reprend la méthode Kanban et se présente sous la forme d’un tableau avec différentes cartes qui représentent les actions et les colonnes, les différentes étapes du projet. Les cartes sont par la suite assignées aux membres de l’équipe qui ont la possibilité de commenter, déplacer, ou bien archiver la carte. La personnalisation des cartes permet, grâce à un code couleur, de hiérarchiser les priorités. 

Des outils externes comme Dropbox, Slack ou Google Drive peuvent être connectés à la plateforme. 

Trello est disponible gratuitement comme bon nombre d’outils collaboratifs mais n’offrent pas tout son potentiel. Il peut être utilisé sur PC et sur mobile grâce à l’application IOS et Android.

TEAMSMART

TEAMSMART est une plateforme collaborative française qui regroupe plusieurs outils pour permettre à vos équipes de travailler ensemble à distance tout en mettant en avant le bien-être au travail. 

Parmi les outils proposés par TEAM SMART, nous pouvons retrouver un réseau social interne d’entreprise, un écosystème dédié à la gestion de projet réunissant à la fois des outils similaires à Trello, Google Calendar/Drive et des rooms pour les visios.

Ce qui le distingue des autres outils, c’est sa partie bien-être au travail qui offre la possibilité de partager ses humeurs grâce à un baromètre, de partager ses idées grâce à la boîte à idées et enfin, créer des sondages internes.

Néanmoins, le mode Freemium n’est pas disponible pour cet outil.

Ce qu’il faut retenir :

Contrairement aux idées reçues sur le distanciel, il est tout à fait possible d’accroître sa productivité. Pour cela, il est important de bien choisir vos outils collaboratifs et de permettre à vos collaborateurs d’accomplir leurs tâches sans éprouver de stress. Ces outils sont là pour gérer et faciliter vos tâches du quotidien tout en mettant le collectif en avant.

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