Comment réussir son offboarding en 2022 ?

Tout comme l’intégration d’une nouvelle recrue, le départ d’un collaborateur, qu’il soit voulu ou non, doit être préparé en amont. Vous le savez déjà, il ne s’agit pas seulement d’une tâche administrative pour la fonction RH, l’offboarding est un accompagnement pour permettre à vos collaborateurs d’être préparés pour ce dernier chapitre. Le contexte sanitaire a bouleversé l’organisation du travail, le remote, l’organisation hybride (alternant présentiel distanciel) ou encore le présentiel à 100%. Comment réussir son offboarding en 2022 ?

L’offboarding, la dernière étape de l’expérience collaborateur !

L’expérience collaborateur démarre dès la signature du contrat, avant cette étape, on parle d’expérience candidat. Une fois le contrat signé, votre nouvelle recrue fait partie intégrante de votre équipe, c’est à ce moment que l’onboarding démarre. 2020 et le contexte actuel nous a permis aujourd’hui d’aller plus loin dans l’intégration en réalisant l’onboarding de ses collaborateurs à distance. Une fois cette période terminée, on parle alors d’évolution professionnelle. Pendant toute la durée de cette étape, l’accompagnement reste une priorité : formations, entretiens individuels, promotions, entretiens annuels etc. 

Lorsque l’aventure prend fin, on parle d’offboarding, la dernière étape de l’expérience collaborateur. 

Vous le savez déjà, tous ces moments de vie de l’expérience collaborateur sont des briques de votre marque employeur. Vos actions influencent votre culture d’entreprise et par conséquent le ressenti de vos collaborateurs. Premiers ambassadeurs de votre entreprise, ils sont les plus à même de partager leur expérience à leur réseau, qu’elle soit bonne ou mauvaise. 

Quelles sont les étapes de l’offboarding ?

1 – Prévenir les équipes du départ

Un départ n’est jamais facile, aussi bien du côté de l’entreprise que de celui/celle qui quitte l’équipe, cela fait partie de l’entreprise. Néanmoins, le départ ne doit pas donner lieu à une mauvaise ambiance, pour cela prenez le temps d’informer vos collaborateurs du prochain départ. Cela peut être fait par un e-mail en rappelant le poste de la personne concernée et en la remerciant pour son parcours dans l’entreprise et pour la qualité de son travail. La féliciter pour son nouveau poste ou la concrétisation de son projet personnel (ouverture de son entreprise, reconversion professionnelle…). 

Pour les managers de proximité il est important de prévenir l’équipe concernée par ce départ pour faciliter la transition et anticiper la passation. 

2 – La passation pour une meilleure organisation

Lorsque le départ est bien entendu prévenu, il permet d’anticiper les actions à mettre en place comme :

• la répartition des clients,
• la finalisation/passation sur les dossiers en cours,
• la formation de la personne qui reprendra le poste,
• la rédaction des process (si besoin),

3 – La clôture des accès et comptes

Lorsque vos collaborateurs quittent l’entreprise, il est d’usage de supprimer leurs accès mais attention ! Ils peuvent être propriétaires d’accès spécifiques comme votre fiche Google My Buisness, Semrush, admin sur vos réseaux sociaux, etc. Supprimer leurs adresses mails pourrait vous bloquer dans la continuité de vos tâches. 

Pour cela, pensez à transférer les accès à une autre personne de l’équipe ou, pour éviter de répéter cette action, n’hésitez pas à passer par une adresse générique pour faciliter la gestion des accès !

4 – Préparer les papiers administratifs et la restitution du matériel

Une fin de contrat inclut la restitution du solde de tout compte, un certificat de travail ainsi qu’une attestation Pôle emploi/employeur. Désormais, des logiciels comme Payfit peuvent permettre de faciliter la préparation et l’automatisation de de cette tâche, ce qui vous permet de gagner du temps. Pensez à préparer une checklist du matériel à récupérer le dernier jour et à prévenir les services informatiques en cas d’intervention.

5 – Managers, n’oubliez pas le dernier jour de vos collaborateurs !

Le dernier jour laisse un souvenir impérissable dans la mémoire de vos collaborateurs ! Même en dehors de vos effectifs, vos collaborateurs continueront de vous représenter et d’être des ambassadeurs. Lorsqu’ils partageront leur expérience à vos côtés. Si votre structure vous le permet, n’hésitez pas à proposer un pot de départ/restaurant le midi ou un petit break pour prendre le temps de remercier encore une fois celui/celle qui s’en va.

C’est également l’occasion de remercier vos collaborateurs actuels pour leurs efforts et la gestion de la passation.

Offboarding à distance : comment le réussir ?

Depuis 2020, les entreprises ont modifié leur organisation, hybride, 100% remote ou présentiel, réaliser un offboarding peut sembler fastidieux.

Cas 1 : Vos équipes sont en total remote

L’annonce du départ d’un collaborateur peut se faire par un mail sous forme de newsletter ou par une visioconférence réunissant toute l’équipe ou, tout du moins, l’équipe proche.

Organiser des points réguliers pour une passation fluide et régler les derniers dossiers, partage de clients, process. Divers outils collaboratifs peuvent vous accompagner sur la transmission et le partage d’informations.

Du côté administratif, des outils comme Payfit permettent à vos collaborateurs de retrouver leurs documents sur leurs espaces ou par mail. Si du matériel est à récupérer, une rencontre peut être organisée ou la préparation d’un bon d’expédition peut être partagé.

Cas 2 : Vous êtes sur un modèle hybride

Profitez des journées au bureau pour travailler en binôme les sujets qui nécessitent échange et contact. L’annonce du départ peut également se faire de vive voix lors d’un point et donner l’occasion aux managers de remercier celui/celle qui part auprès de l’équipe mais également à féliciter et encourager l’équipe pour la passation.

Le dernier jour reste plus convivial en présentiel et l’occasion de récupérer le matériel et de remettre en main propre contre décharge les documents administratifs.

Garder contact avec vos anciens collaborateurs 

Chacun est libre de mettre fin à une collaboration dans laquelle il ne s’y retrouve plus, mais cela ne signifie pas une fin en soi, un effet boomerang peut se faire. C’est-à-dire, revoir d’anciens collaborateurs revenir dans vos effectifs. 

Pour cela, n’hésitez pas à garder vos anciens collaborateurs dans votre vivier de candidats, en fonction de son évolution professionnelle et de sa nouvelle position. Ils peuvent développer de nouvelles compétences et qualités qui pourraient vous être utiles par la suite.

Avoir un œil extérieur rejoindre vos effectifs peut être bénéfique ! Cela permet de développer de nouveaux process internes et de nouvelles compétences pour vos équipes. 

Ce qu’il faut retenir :

L’offboarding étant la dernière phase de l’expérience collaborateur et par conséquent, une brique de votre marque employeur, il est important de :

• continuer d’engager vos collaborateurs jusqu’à la fin de leur aventure,
• remercier et féliciter ceux qui partent pour leur implication à vos côtés,
• d’organiser une passation claire et fluide,
• préparer une checklist administrative des tâches à réaliser,
• préparer la restitution du matériel.